A assembleia de condomínio virtual é uma opção que oferece conveniência, segurança e eficiência, permitindo que os condôminos participem sem sair de casa ou de onde estiver. Continue a leitura para saber como realizar uma assembleia de condomínio virtual de maneira eficaz e organizada.
O primeiro passo é selecionar uma plataforma de videoconferência confiável e de fácil utilização. Existem várias opções disponíveis, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e outras, que oferecem recursos para realizar reuniões virtuais com múltiplos participantes. Na GoUp, temos a ferramenta disponível para a realização das assembleias.
É essencial comunicar aos condôminos sobre a assembleia virtual com antecedência adequada. Envie convites por e-mail, mensagens de texto ou utilize murais de avisos digitais no condomínio para garantir que todos estejam cientes da data, horário e instruções para participar da reunião. Muita atenção na confecção do Edital, pois as assembleias virtuais estão regulamentas por lei, e não cumprí-las, podem acarretar em anulações e demais problemas.
É importante elaborar uma pauta detalhada com os tópicos a serem discutidos durante a assembleia, incluindo assuntos como prestação de contas, obras em andamento, manutenção, questões administrativas e outras demandas dos condôminos. Compartilhe a pauta no edital com antecedência para que os participantes possam se preparar.
Forneça aos condôminos o link de acesso à reunião virtual juntamente com as instruções para ingressar na plataforma de videoconferência, todas essas instruções devem constar no edital de convocação. É importante testar previamente a conexão e os recursos técnicos para evitar contratempos durante a assembleia. Problemas com falta de acesso, internet ruim são de responsabilidade do condômino, ele precisa também fazer a parte dele para que tudo dê certo.
Durante a reunião virtual, o presidente da assembleia, escolhido no ato, é que conduzirá a assembleia conforme a pauta estabelecida e garanta que todos os participantes tenham oportunidade de expressar suas opiniões e esclarecer dúvidas. Utilize ferramentas de votação online, se necessário, para tomar decisões coletivas de forma democrática e transparente.
Designe alguém para fazer a ata da assembleia virtual, ou seja, o secretário, registrando os assuntos discutidos, decisões tomadas e os votos realizados. Essa documentação é fundamental para manter um histórico claro das deliberações do condomínio e garantir a transparência administrativa.
Após o término da assembleia, envie um resumo das decisões e próximos passos aos condôminos, juntamente com a ata completa da reunião. Isso permite que todos estejam cientes das resoluções adotadas e das responsabilidades atribuídas.
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